Wie ein SaaS-Startup 23 Demos in 8 Wochen generierte
Ein B2B-SaaS-Startup mit 12 Mitarbeitern entwickelte Projektmanagement-Software für mittelständische Unternehmen. Das Problem: Der Vertrieb sollte skaliert werden, ohne neue Sales Development Representatives einzustellen. Die Lösung: Eine datengetriebene Cold Email Kampagne, die innerhalb von 8 Wochen 23 qualifizierte Demos generierte.
Die Ausgangslage
Das Startup hatte bereits einige Kunden gewonnen, hauptsächlich durch Inbound-Marketing und persönliche Kontakte. Um zu wachsen, brauchten sie jedoch einen skalierbaren Outbound-Prozess. Die Herausforderung: Sie kannten ihre Ideal Customer Profile nicht genau genug und hatten keine Erfahrung mit Cold Email Outreach.
Unser Ansatz begann mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Kundenbasis. Wir identifizierten gemeinsame Merkmale: Unternehmen mit 50 bis 200 Mitarbeitern, hauptsächlich im Bereich Softwareentwicklung und Consulting, mit einem monatlichen Projektvolumen von mindestens 50.000 Euro.
Der datengetriebene Ansatz
Statt blindlings E-Mails zu versenden, definierten wir zunächst das Ideal Customer Profile präzise. Wir analysierten die Firmenwebsites, LinkedIn-Profile der Entscheider und verwendeten Signale wie aktuelle Jobinserate für Projektmanager oder Social-Media-Posts über Wachstumspläne.
Die Kampagne kombinierte LinkedIn und E-Mail in einer Multi-Channel-Strategie. Auf LinkedIn sammelten wir erste Signale und bauten Awareness auf. Die eigentlichen Demos wurden dann über personalisierte E-Mail-Sequenzen generiert.
Jede E-Mail wurde individuell angepasst. Wir erwähnten konkrete Projekte, die das Zielunternehmen kürzlich abgeschlossen hatte, oder verbanden unsere Lösung mit aktuellen Herausforderungen, die wir in Blogposts oder Pressemitteilungen fanden.
Die Ergebnisse
Kampagnen-Performance
- 23 qualifizierte Demos in 8 Wochen
- 4 Deals geschlossen mit einem Gesamtwert von 95.000 Euro
- 380% ROI auf die Kampagnenkosten
- Durchschnittliche Öffnungsrate von 68%
- Reply-Rate von 12%
Die Kampagne übertraf alle Erwartungen. Innerhalb von 8 Wochen hatten wir 23 qualifizierte Demos generiert, von denen 4 zu geschlossenen Deals führten. Der Gesamtwert der Deals betrug 95.000 Euro bei Kampagnenkosten von 25.000 Euro. Das entspricht einem ROI von 380%.
Wichtige Learnings
Die Betreffzeile war entscheidend. Wir testeten verschiedene Ansätze und fanden heraus, dass Betreffzeilen, die eine konkrete Frage stellten oder auf ein kürzliches Ereignis im Unternehmen Bezug nahmen, deutlich besser performten als generische Varianten. Die beste Betreffzeile erreichte eine Öffnungsrate von 74%.
Personalisation ging über den Namen hinaus. E-Mails, die auf spezifische Projekte, Blogposts oder Pressemitteilungen des Zielunternehmens Bezug nahmen, hatten eine deutlich höhere Reply-Rate. Die durchschnittliche Reply-Rate lag bei 12%, bei stark personalisierten E-Mails sogar bei 18%.
Die Sequenz-Struktur war wichtig. Wir starteten mit einer kurzen, wertvollen E-Mail ohne direkten Call-to-Action. Die zweite E-Mail bot konkreten Mehrwert, zum Beispiel einen Link zu einem relevanten Artikel oder eine kurze Analyse. Erst die dritte E-Mail enthielt die Demo-Anfrage. Diese Struktur führte zu deutlich mehr positiven Antworten als direkte Anfragen in der ersten E-Mail.
Fazit
Die Kampagne zeigt, dass datengetriebenes Cold Email Outreach auch für Startups ohne große Sales-Teams funktioniert. Entscheidend sind eine präzise ICP-Definition, echte Personalisierung und eine durchdachte Sequenz-Struktur. Mit diesem Ansatz konnte das Startup seinen Vertrieb skalieren, ohne neue SDRs einzustellen.